مدیریت کیفیت به زبان ساده برای کسب و کار های کوچک

در این مقاله قرار در خصوص چگونگی استقرار مدیریت کیفیت در کسب و کار های کوچک و مزایای آن کمی با هم گفتگو داشته باشم .

 

اهمیت پی ریزی سیستم مدیریت کیفیت در هر کسب و کاری لازم الاجراء است . چرا که اساس این استاندارد بر پایه کنترل پروسه تولید ، نظم و مقررات ، حفظ منابع طبیعی و محیط زیست و صرفه جوئی است .

بر خلاف تصورات موجود ، اجراء استاندارد برای مجموعه ها سخت و پر هزینه نیست . شاید مشاوره ، کارشناسی واخذ گواهی از شرکت های ارائه دهنده گواهی استاندارد (Certification Body) هزینه بر باشد ، اما هدف اصلی از اجراء  کاهش هزینه ها ، بالا رفتن کیفت محصول ،حفظ منابع طبیعی و محیط زیست و صرفه جوئی در زمان ، منابع و در نتیجه کاهش هزینه های مراحل خرید تا تولید است .

البته در بعضی از اسکوپ های کاری کوچک هزینه پی ریزی و اخذ گواهینامه و تمدید سالانه منطقی نمی باشد. ولی انتظار می رود پس از خواندن این مطلب و جمع آوری اطلاعات تکمیلی نسبت به اجراء و پیگیری اصول اولیه استاندارد در کسب و کار خود اقدام تا بانی بهبود خط تولید کارگاه خود شوید.

شما با رعایت اصول اولیه مدیریت کیفیت در کسب و کار خود بستر تولید کالا منطبق با استاندارد ها بهمراه کیفیت را فراهم می آورید ، که باعث کاهش هزینه های تمام شده کالا و در نتیجه فروش بیشتر محصول می شوید.

اصول اولیه از این قرار است که بجای کنترل نهایی محصول روند تولید محصول را تحت کنترل قرار دهیم تا از تولید محصول نا منطبق جلوگیری شود و اصلاحات قبل از اتمام کار صورت گیرد البته نا گفته نماند گاهی با وجود کنترل های مکرر خطاهائی هم صورت می گیرد که منجرب به رفع عیب (مشکل سطحی(minor) که با ترمیم و یا تغییرات جذئی در محصول صورت می گیرد)و یا اصلاح ( محصول کاملاً نامنطبق است (major)منظور از اصلاح در اینجا حذف محصول یا بازیافت و در نهایت تغییرات اساسی در خط تولید جهت تولید محصول منطبق)محصول نا منطبق می شود.

برای شروع سیستم بهتر است از منظم کردن انبار و تهیه لیستی از انبار آغاز به کار کنید. لیست شما باید دارای فیلد های زیر باشد:

1)تعداد کالاهایی موجود

2)کالا مورد نیاز

3) شناسنامه و مشخصات خاص یا عام قطعه

4) حد اقل تعداد کالا در انبار  ( به عنوان مثال : همیشه باید 2 عدد پیچ در انبار موجود باشد)

            این گزینه یکی از مهم ترین تفاوت است که مانع توقف و تاخیر درخط تولید می شود.

پس از این که مشخص شود چه چیزی باید تهیه شود قبل از خرید دو چیز را باید مشخص کنید:

• چه قطعاتی و با چه مشخصاتی باید خریداری شود ( استخراج از لیست انبار)
• از کجا خریداری شود:

یک لیست بنام منابع خرید تهیه کنید، خصوصیات این لیست شامل:

2-1) سابقه کاری با افراد

2-2) قیمت مناسب

2-3) خدمات مناسب

2-4) از همه مهم تر ارائه دهنده محصول با کیفیت و مطابق با درخواست

2-5) با رعایت الوبیت

منابع هم مشخص شد خرید را انجام دهید و قبل از ورود به انبار ، میبایستی تعداد و خصوصیات درخواست را با خرید مطابقت دهید و بهتر است در کارتکس انبار و یا دفتر انبارمنطبق و با نامنطبق بودن آن را یادداشت کنید. بدین ترتیب تمامی قطعات محصول شما مطابق با نیاز و منطبق با استاندارد ها خواهد بود و شما از لحاظ نا مرقوب بودن مواد اولیه ، تعداد موجود ، قیمت ، عدم مازاد اجناس در انبار (خرید نا درست باعث خواب سرمایه و در نتیجه ای عدم کاربرد کالا و مستعلک شدن آن باعث سدمات مالی می شود)هیچ شک و تردیدی نخواهید داشت .

و حال همه چیز فراهم است خط تولید آغاز به کار می کند تعداد و مشخصات قطعات مورد نیاز را بررسی و مطابق با نیاز اعلام می کند و از انبار تحویل و با درخواست خود مطابق می دهد. اجناس نا منطبق به انبار باز گردانده می شود تهیه گزارش در کل مراحل خالی از لطف نخواهد بود هر چند قرار نیست کسی شما را ممیزی کند ولی برای بهبود ،  جدی شدن کار و حساسیت ، بازدهی سیستم و کسب تجربه و کاهش هزینه ها یادداشت برداری  و گزارش روزانه هر قسمت از کار یکی از کارهای مهم بشمار می رود .

قبل از تولید بایستی تمامی تجهیرات ، ابزار و دستگاه ها سرویس و با ابزار دقیق کالیبره شده باشند.

کالیبراسیون ابزار دقیق طبق استاندارد های هر ابزار توسط شرکت های مربوطه (که در

لیست منابع آورده شده ) کالیبره و تنظیم می گردند .

هر دستگاه با استفاده از شناسنامه خود شناسایی می شود که گزارشی از وضعیت دستگاه

زمان سرویس و کالیبره شدن آن و زمان کالیبره بعدی مشخص شده است.

و……

البته سرویس و نگهداری تجهیزات PM معقوله ای مفصلی است که از حوصله مقاله خارج است.

خط تولید پس از گذشتن از تمامی چک لیست ها آماده تولید است کار ما به اتمام نرسیده است در هر مرحله از تولید قبل از منتاژ هر قطع و مرحله بایستی محصول توسط چک لیستی که شامل مشخصات مورد نیاز جهت تولید محصول منطبق است تائید شود تا به محصول نهایی و با کیفیت یابیم.

در پایان چارت سازمانی تهیه کنید و هر نفر را مسئول بخشی و هر پست و مقام را مشخصه ای (تخصوص ، تحصیات، جنسیت ، سابقه کار….) در یک جمله نیروی انسانی خود را کنترل و با علم و آگاهی ارنج کنید تا از هر فرد بازدهی عالی داشته باشد و بهتر است برای کم کردن خطا ها از افراد برای چک کردن کار دیگری اشتفاده کنید به عنوان مثال مامورخرید خود مهر تائید به کالای خریداری شده خود نزند .!

آموزش و به روز رسانی نیروی کار  خود را هرگز فراموش نکنید که این امر باعث بالا رفتن کیفیت کار ، سرعت و دقت می شود .

البته چارت سازمانی را در مرحله نخست بایستی طراحی کرد اما برای درک بهتر و اهمیت ارنج کردن افراد و رابطه آن با بهبود روند کار و پایین آوردن آمار خطا در پایان این مقاله توضیح داده شد.

قابل ذکر است مقاله مذکور توضیح مختصری جهت ایجاد انگیزه و کمک به کسب و کار های کوچک نوشته شده است و جهت اجراء آن در کسب و کار های بزرگ نیاز به نیروی متخصص و کارشناسان مرتبط دارد .

 

نویسنده : آرتین هوسپیان

ممیز داخلی سیستم مدیریت یکپارچه

IMS  (TÜV)